你还在逐行比对文件内容吗?

在大多数情况下,可以放心地假定文件及其副本包含完全相同的信息。但真的是这样吗?或者它们之间有什么不同之处——在这种情况下,快速找到差异难道不重要吗?

在许多情况下,确保文档内容与其副本或其他版本的内容100%相同是非常重要的。

在法律行业常常能看到这样的情况:一份合同由A公司创建,并以PDF格式发送给B公司。B公司相关人员打印并签署合同。随后,合同以信件或扫描为电子邮件的附件形式被送回A公司签字。A公司如何确保原始内容未作任何修改?

 

答案是我们应当使用ABBYY FineReader PDF的“文档比较”功能,该功能非常简单—只需点击一下鼠标几乎就可以立即看到差异,ABBYY FineReader PDF可以比较PDF、文档图像(如:扫描件)、以及一系列数字文档格式(包括DOC(X)、XLS(X)、PPT(X)、ODT等)。

ABBYY FineReader PDF 的最新版本附带了一个可以导出到Microsoft Word的选项,该选项现在与“追踪修订”模式相结合,可以更容易地查看和排序已标记的差异之处。

只需点击“保存”并选择“带有追踪修订模式的DOCX”,即可将比较结果导出到带有标记变更的Word文档中。这使您能够很方便地处理检测到的变更,同时可以无缝协助讨论和决策。在Microsoft Word中,您可以查看、微调并与同事共享编辑,以便于更快、更高效地完成工作。由于能轻松排列已识别的差异并能够接受或拒绝这些差异,您可以审核文档而不会遗漏掉任何未记录的更改。

此外,随着ABBYY FineReader Engine 12第4版的发布,你可以将这种文档比较技术集成到自己的软件解决方案中。

新的“比较文档”模块可以让用户不考虑格式变化,将同一文档的两个版本进行比较,并轻松找到内容的差异。例如,可以将Microsoft Word格式创建的文档与其PDF或TIF格式的版本进行比较、或同一文档的两个Word版本进行比较、或由智能手机拍摄的文档与原始PDF进行比较。

为了不遗漏最重要的差异-即内容中出现的差异,该技术仅比较内容信息,而不报告任何文档格式差异(这样的差异可能数量巨大:使用智能手机拍摄和通过传真机发送的文档格式很不一样。) 

可以将被检测到的差异显示为带有更改标记的Microsoft Word文档提供,也可以通过API提供。

你多快能发现差异?

想象一下,这是一份25页长的合同……

无论文件是什么格式的,ABBYY文档内容比较技术将在几秒钟内检测到文件中的所有修改。

看看我们的视频,了解使用ABBYY FineReader多么方便:

欢迎体验ABBYY FineReader PDF 15的所有功能,点击“阅读原文”下载你的免费试用版。

如果你需要使用ABBYY FineReader Engine开发工具包, 请给我们留言。


数字化转型时期的文档工作流程:数字化还是后退

“核心业务流程数字化”到底意味着什么呢?随着数字化的转型,越来越多的纸质流程被数字化的工作流程所取代,纸质文档在办公环境中已经成为一种稀有品种。然而,我们仍然需要文件。这种数字文档的一个常见样本就是PDF文档,因为它易于携带且构建紧凑。PDF作为一种格式,具有许多纸质文档的优点:它便于分发,可以通过免费浏览软件查看,并且在布局上是静态优先的。

如何正确地长期保存数字文档?

数字存档实现了电子资料档案查询、诉讼支持和法规遵从,并促进了数据分析。请阅读有关如何使用FineReader服务器将纸张和数字输入通道中的文档保存为可访问和可搜索的PDF/A资产的信息。 要回答标题中的问题,我们首先应该了解什么是归档。许多人将其与备份相混淆,因此我们详细讨论一下来区分它们。

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