在满足NARA合规性的同时实现无纸化

全球电子政务的趋势可以改善公共部门提供服务的业绩。此外,电子政务的做法还带来了记录管理方面的新问题,对其他领域产生了影响:这一趋势不可避免的影响之一是,今后几年电子记录的数量和记录保存格式的数量几乎呈指数级增长。记录和信息管理职能—-如查找、组织、使用、共享、正确处置和保存各类记录—-对于美国联邦政府的有效运作极为重要。

根据美国国家档案与文件署(NARA)的2018-2022年战略计划,到2022年12月31日,美国国家档案与文件署(NARA)将最大限度地停止接收模拟格式的永久或临时记录的转移。相反,它只接受具有适当元数据的电子格式的记录(不管这些记录是否以数字方式创建)。之后,联邦政府将要求其机构在将永久记录转换成模拟格式之前,对其进行数字化。NARA的一个关键作用是保护共和国的文化历史,同时推动开放,培养公众参与,并通过公众获取高价值的政府记录来加强国家的民主。

因此,保存纸质记录的做法确实已经走到了尽头。但是,为什么大多数人还是喜欢纸质档案呢?因为它价格实惠、可靠、真实、真实、方便。我们相信纸是签署合同、通知所有权、保存交付证据等的书面形式。但实际上,PDF就是数字纸张。它是为了在数字世界中发挥纸张的作用而设计的。

然而,除了纸张带来的好处之外,电子文档还可以做更多的事情:

  • 通用格式:您可以在任何设备上查看PDF文件。
  • 可信赖的安全性:即使是法律行业也依赖PDF作为他们的首选格式。根据Legalscans.com,电子文件必须创建一个电子文件的格式,不能改变而不留下电子足迹,这样才能在法庭上被接受。PDF满足了这一要求。
  • 文件尺寸小:您可以将几乎所有文件转换为PDF,而不失去质量。此外,您可以将多个文件合并成一个PDF。
  • 容易快速创建:有各种方法来创建PDF,甚至直接在Word、Excel和PowerPoint中创建PDF。有了ABBYY FineReader,你可以根据需要轻松地将其转换回来。
  • 自由浏览:任何人都可以查看和阅读PDF。
  • 可搜索:您的可搜索PDF包含一个文本层,允许用户搜索文档中的信息。
  • 还有更多的功能:如移动访问或密码保护。

PDF是NARA在传输某些永久性电子记录时的首选格式:例如,扫描文本、数字海报、演示文稿和文本数据。这不仅包括PDF格式,还包括PDF/A,它是PDF的ISO标准化版本,设计用于存档和长期数字保存。这个版本与PDF的不同之处在于,它禁止了不适合长期存档的功能,比如加密和链接字体。所有信息——如内容、颜色和字体——都必须嵌入到文件中。

果您负责执行或维护联邦机构内的记录管理政策,并且需要一种技术工具来转换您现有的和传入的文档,那么以下要求是最重要的:

自动化处理:高容量文档处理支持出色的可伸缩性,同时自动快速处理大量文件,无需人工交互。
高质量光学字符识别(OCR):这有助于从扫描中创建相同或几乎相同的文本层,允许有效地搜索大量文档。
智能文本层检测:如果一个文件是数字方式创建的,在大多数情况下它已经有理想的文本。因此,在OCR中不需要这样做,因为它甚至会降低文本质量。实际上,该技术应该检测这些文档,并避免对它们应用OCR,这也将减少总体服务器负载。
压缩PDF:将此功能应用于PDF/A文档不仅可以减少存储空间和成本,还可以提高文档的可访问性和分发性,因为较小的文件更容易打开和共享。
其他好处:利用更多有用的工具,如自动文档分离、支持PDF签名、查找重复文件、使用预处理设置扫描图像以改进数字化、验证OCR结果、索引文档,以及识别多种OCR语言(西班牙语、法语、西里尔语、阿拉伯语、汉语、日语、韩语,甚至是古老的欧洲语言)。

不要忘记,这样的工具不仅能帮助满足NARA的合规要求,还能提高企业的运营效率,降低企业的成本。

ABBYY FineReader Server是一个可靠的解决方案,通过自动将大量的纸质和数字文件转换为可访问和可搜索的PDF/A文件,以符合政府和企业的规定。

英文原文:FineReader Blog

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